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Ein Kunde, viele Arbeitsschritte – und oft ebenso viele getrennte Werkzeuge. Mit ARKON entwickeln wir bei PocketOfficeApps eine Business-Plattform, die Kundeninformationen und tägliche Unternehmensprozesse zusammenführen soll. Unser Ziel: mehr Überblick, weniger doppelte Eingaben und ein klarer nächster Schritt.
Aus einer Recherche wird ein Gespräch, aus einem Gespräch ein Angebot und daraus ein Auftrag. Danach folgen Aufgaben, Termine, Dokumente und Rechnungen. Wenn diese Informationen an verschiedenen Orten liegen, kostet es Zeit, den aktuellen Stand zusammenzutragen.
ARKON soll diese Schritte in einem gemeinsamen Arbeitsbereich verbinden. Ein Team soll erkennen können, was mit einem Kunden besprochen wurde, welches Angebot dazugehört und welche Aufgabe als Nächstes ansteht. Informationen sollen im passenden Zusammenhang verfügbar sein.
Diese Situation kennen viele Selbstständige und kleine Unternehmen. Die Werkzeuge sind für sich genommen hilfreich, doch die Verbindung zwischen ihnen entsteht häufig von Hand. Man kopiert eine Adresse, sucht eine Nachricht oder erklärt einem Kollegen erneut den Stand eines Auftrags. Mit jedem weiteren Kunden wächst nicht nur die Arbeit, sondern auch der Aufwand, den Zusammenhang zu erhalten.
Für uns liegt darin der Ausgangspunkt von ARKON. Eine Unternehmensplattform muss den Alltag nicht mit immer neuen Menüs erklären. Sie sollte helfen, einen Vorgang wiederzuerkennen: diesen Kunden, diese Zusage, dieses Angebot und diese Aufgabe. Die Produktidee ist deshalb kein möglichst großer Werkzeugkasten, sondern ein Arbeitsbereich, dessen Teile sinnvoll aufeinander aufbauen.
Die Entwicklungsrichtung umfasst CRM und Kundenakten, LeadFinder und Vertriebschancen, Angebote und Rechnungen sowie Projekte, Aufgaben und Kalender. Kommunikation per E-Mail und WhatsApp soll in die Kundenhistorie einfließen. So entsteht ein roter Faden vom ersten Kontakt bis zum laufenden Projekt.
Für Selbstständige und kleine Teams kann das bedeuten: ein Kundengespräch besser vorbereiten, eine Zusage schneller wiederfinden und Zuständigkeiten klarer abstimmen. ARKON wird dafür entwickelt, dass weniger Zeit für das Zusammensuchen von Informationen verloren geht.
Denken wir an ein kleines Dienstleistungsunternehmen vor einem Kundentermin. Eine Person hat das erste Gespräch geführt, eine zweite das Angebot vorbereitet. Entscheidend ist jetzt nicht die Menge der gespeicherten Informationen, sondern die richtige Auswahl: Wer nimmt am Termin teil? Welche Fragen sind offen? Welche Leistung wurde besprochen? Eine gemeinsame Kundenakte soll genau diese Orientierung ermöglichen.
Dafür gehören Kontakte, Gesprächsnotizen und Aktivitäten zum selben Zusammenhang. Ein Dokument soll nicht nur irgendwo hochgeladen werden, sondern dem passenden Kunden und Vorgang zugeordnet sein. Eine Nachricht kann eine neue Aufgabe auslösen; eine Aufgabe kann auf eine Zusage zurückführen. Solche Beziehungen geben Informationen ihren Wert und bilden einen zentralen Teil unserer Entwicklungsrichtung.
Eine Kundenbeziehung beginnt oft, bevor ein Auftrag existiert. Vielleicht fällt bei einer Recherche ein interessantes Unternehmen auf. Vielleicht kommt eine Anfrage mit einem noch unklaren Bedarf. LeadFinder und Vertriebschancen sollen in ARKON dabei helfen, aus solchen Ausgangspunkten einen geordneten Prozess zu machen: Informationen prüfen, den möglichen Bedarf einordnen und einen sinnvollen nächsten Schritt festhalten.
Eine Kontaktliste allein beantwortet diese Fragen nicht. Für die spätere Arbeit zählt, warum ein Unternehmen interessant erschien, wer als Ansprechpartner infrage kommt und was zuletzt vereinbart wurde. Der Übergang ins CRM soll deshalb den Recherchekontext erhalten. Eine Vertriebschance soll wiederum zeigen, welche Abstimmung erforderlich ist, bevor ein Angebot oder Auftrag daraus entstehen kann.
Recherche und Kontaktaufnahme bleiben bewusste Tätigkeiten. Ein gefundenes Unternehmen ist nicht automatisch ein geeigneter Kunde, und ein vorbereiteter Text ist noch keine versendete Nachricht. Wir möchten Abläufe verständlicher machen, ohne aus einem Vorschlag ungefragt eine externe Aktion werden zu lassen. Diese Trennung ist gerade für kleine Teams wichtig, die ihre Kundenbeziehungen persönlich gestalten.
Wenn sich aus einem Gespräch ein Angebot entwickelt, beginnt ein neuer Teil derselben Geschichte. Leistungen werden konkret, Positionen werden abgestimmt und manchmal verändert sich der Umfang. Vorlagen und wiederverwendbare Positionen sollen die Vorbereitung erleichtern. Nachvollziehbare Versionen sollen zeigen, welche Fassung zu einer Vereinbarung gehört und welche Änderung danach besprochen wurde.
Auch die Rechnung steht nicht für sich allein. Eine Anzahlung kann den Projektbeginn begleiten, eine Teilrechnung einen erreichten Abschnitt und eine Schlussrechnung den Abschluss. Vorherige Belege und Zahlungen müssen dabei im Zusammenhang betrachtet werden. ARKON wird für solche Rechnungsketten entwickelt; Korrekturen und Stornierungen gehören ebenso zur fachlichen Arbeit wie eine passende Zahlungszuordnung.
E-Rechnungen und Exportmöglichkeiten für die Buchhaltung sind Teil dieser Ausrichtung. Das Ziel ist ein nachvollziehbarer Weg von der vereinbarten Leistung bis zum Zahlungsstand. Die genauen Formate, Grenzen und Betriebsverfahren müssen jedoch vollständig geprüft werden. Mit dieser Vorstellung geben wir keine pauschale Zusage für bereits verfügbare Buchhaltungsfunktionen oder eine bestätigte Rechtskonformität in jedem Einzelfall.
Ein angenommenes Angebot soll den Arbeitskontext nicht verlieren. Ein Projekt beginnt mit den Anforderungen, Ansprechpartnern und Zusagen, die bereits geklärt wurden. Daraus lassen sich Aufgaben, Unteraufgaben und Meilensteine vorbereiten. Der praktische Nutzen liegt in der Orientierung: Was ist als Nächstes zu tun, wer übernimmt es und welche Entscheidung muss vorher getroffen werden?
Bei einem kleinen Team kann schon eine offene Rückfrage den nächsten Schritt beeinflussen. Ein Kalender, interne Erinnerungen und sichtbare Zuständigkeiten sollen helfen, solche Abhängigkeiten zu erkennen. Der Projektfortschritt soll sich an der tatsächlichen Arbeit orientieren. Eine schöne Übersicht ist nur dann hilfreich, wenn sie erklärt, welche Aufgabe erledigt wurde und welche Freigabe noch fehlt.
Ein fiktives Beispiel macht das Ziel greifbar: Nach einem Kundengespräch wird eine Anforderung ergänzt, daraus entsteht eine neue Angebotsfassung und anschließend eine Projektaufgabe. Später kommt ein Dokument per E-Mail hinzu. All diese Schritte sollen bei derselben Geschäftsbeziehung auffindbar bleiben. Das Beispiel beschreibt den angestrebten Ablauf, keinen bereits abgenommenen Produktprozess.
Viele wichtige Entscheidungen entstehen außerhalb eines Projektplans. Ein Kunde beantwortet eine Rückfrage per E-Mail, schickt ein Dokument oder stimmt einen Termin über WhatsApp ab. Wenn diese Informationen getrennt bleiben, muss jemand den Zusammenhang nachträglich herstellen. ARKON soll Nachrichten, Dateien und Gesprächsnotizen mit der Kundenhistorie verbinden, damit Vereinbarungen im richtigen Kontext wiedergefunden werden.
Dazu gehören eine gemeinsame E-Mail-Infrastruktur und die Verbindung zur offiziellen WhatsApp-Kommunikation. Die Nutzung solcher Kanäle hängt von passenden Konten, Freigaben und den jeweiligen Regeln ab. Im Produkt muss verständlich bleiben, ob eine Nachricht nur vorbereitet wurde, tatsächlich gesendet wurde oder auf eine Antwort wartet. Kommunikation soll persönlich und kontrollierbar bleiben, auch wenn sie technisch besser organisiert wird.
Wir entwickeln ARKON für den Browser und als native Android-App. Die Idee ist, die Arbeit dort fortzusetzen, wo sie gerade stattfindet: am Schreibtisch, beim Kundentermin oder unterwegs.
Kundeninformationen nach einem Gespräch ergänzen, den nächsten Schritt festhalten oder den Projektstand im Blick behalten – solche alltäglichen Situationen geben der Entwicklung ihre Richtung. Web und Android sollen dabei als Teile derselben Plattform zusammenarbeiten.
Der Wechsel zwischen Geräten darf dabei nicht zu zwei verschiedenen Geschichten führen. Eine Gesprächsnotiz von unterwegs soll im Büro zum passenden Kunden gehören. Ein vorbereiteter Termin soll auch auf dem Smartphone verständlich sein. Gerade Verbindungsabbrüche und die erneute Synchronisierung verlangen eigene Prüfungen. Wir behandeln die native App deshalb als Teil der Plattform und nicht als bloße verkleinerte Ansicht.
Sicherheit und Rollen gehören ebenfalls zum gemeinsamen Arbeitsbereich. Daten verschiedener Unternehmen müssen getrennt bleiben, und Zugriffsrechte sollen zur jeweiligen Aufgabe passen. Nicht jede Person benötigt jede Information oder dieselben Möglichkeiten zur Änderung. Diese Anforderungen müssen technisch und fachlich überprüft werden. Eine übersichtliche Oberfläche ersetzt dabei keinen Nachweis, dass die zugrunde liegenden Grenzen zuverlässig funktionieren.
ARKON führt die Entwicklung von PocketOfficeApps Office weiter. Die Weiterentwicklung von SalesCopilotAI soll in dieser Business-Plattform zusammenlaufen. Auf unserer Website stellen wir diesen gemeinsamen Weg künftig unter dem Namen ARKON vor.
PocketOfficeApps bleibt das Unternehmen hinter dem Produkt. ARKON steht für unser Ziel, Kundenbeziehungen, Organisation und Geschäftsprozesse verständlich miteinander zu verbinden.
Automatisierung beginnt für uns mit verständlichen, begrenzten Abläufen. Eine interne Wiedervorlage kann an ein offenes Angebot erinnern. Eine wiederkehrende Aufgabe kann eine regelmäßige Leistung vorbereiten. Ein Dashboard kann zeigen, welche Entscheidung Aufmerksamkeit benötigt. Solche Unterstützung soll Teams entlasten, ohne eine wichtige Handlung hinter einer unklaren Regel verschwinden zu lassen.
Langfristig betrachten wir auch intelligente Assistenz. M.I.K.E. ist unsere eigenständige Vision für Unterstützung am Computer. Eine spätere Verbindung zu ARKON wäre denkbar, muss aber erst technisch entwickelt und nachgewiesen werden. Wir unterscheiden diese Perspektive von den konkreten Entwicklungsaufgaben der Business-Plattform. Heute wird daraus weder eine verfügbare Integration noch ein gemeinsames kommerzielles Angebot abgeleitet.
ARKON befindet sich in aktiver Entwicklung. Die beschriebenen Bereiche zeigen, woran wir arbeiten und welchen Nutzen die Plattform erreichen soll. Sie sind keine Ankündigung bereits allgemein verfügbarer Funktionen.
Ein Veröffentlichungstermin steht noch nicht fest. Vor einer Freigabe stehen die vollständige Funktionsprüfung und die Qualitätsabnahme. In News & Einblicke werden wir über nachvollziehbare Fortschritte, Produktupdates und spätere Verfügbarkeit informieren.
Die ausführliche Projektseite stellt die acht Funktionsbereiche, Beispielabläufe und unsere Anforderungen an die Plattform vor. Sie soll verständlich machen, welche Probleme ARKON lösen möchte und wo die Grenzen der heutigen Vorstellung liegen. Wer einen typischen Arbeitsablauf schildern oder eine Frage stellen möchte, kann den bestehenden Kontaktweg von PocketOfficeApps nutzen. Gute Produktentwicklung beginnt damit, die tatsächliche Arbeit zu verstehen.
KonzeptillustrationEntwicklung
M.I.K.E. ist unsere langfristige Vision eines KI-Assistenten und KI-Computers – perspektivisch eines KI-Betriebssystems. Die Idee und mögliche Einsatzbereiche.
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